为积极推进我校高水平大学建设,建立健全内控体系,具体落实采购全流程风险防控工作,采招办对我校进口设备采购环节中发生的问题进行了分类梳理,现将有关警示注意事项通告如下,请各位老师予以高度重视!
1、采购前期调研阶段
目前我国有很多企业获得了外国厂商授权,能够代理销售进口设备,有的是在国内各类大型仪器设备展销会上进行推广。这些代理企业能否为我校提供优质的进口设备及售后服务,需要用户老师们慎重考量!请老师们在进行市场调研时,不仅要考虑进口设备的技术指标,还要重视供应商的资信情况和公司所在地域情况、售后服务、履约能力,这些软实力直接关系到设备后期使用,如供应商无法提供完善、强大的售后服务,用户老师们将面临更多更复杂的风险问题。目前,已发生多起因技术指标不合格导致无法完成验收工作而引起的法律纠纷。
2、采购阶段
进口设备完成招标采购确定供应商后,由我校招标入围的外贸代理公司与中标供应商签订外贸合同。任何供应商不得以任何理由要求自行指定外贸代理公司。
中标供应商不得私下与用户老师沟通,变更外贸合同中的条款(如技术参数、付款方式、交货期、验收标准等),合同条款必须以中标文件为准,擅自变更合同条款属于违法违规行为!
如签订合同后,供应商已经逾期发货,用户老师需及时与采招办工作人员沟通,我部门将在第一时间要求外贸代理公司确认供货情况,并做好相关督导工作,切实维护学校及用户老师权益。
3、送货阶段
根据国家海关相关规定,进口设备到港后3个月内,如有质量问题需进行商检。进口设备到货后,外贸代理公司会在得到采招办工作人员许可后,与用户老师确认送货时间、地点。所以用户老师务必及时安排时间并亲自接收进口设备。到货后首先查验外包装是否完整无损、包装箱上的唛头信息是否与进口合同中的相关信息一致;开箱后设备铭牌上的信息是否无误。建议用户老师对现场情况进行录像保存,并保留外包装箱至验收合格。
4、安装验收阶段
请用户老师严格根据进口合同中条款,与供应商确定安装验收事宜。技术指标、培训服务必须符合招标文件相关要求。如用户老师未按照合同条款要求供应商进行安装调试和培训服务,在没有完成验收手续的情况下在验收报告上签字,后续一切责任由用户老师个人承担。
用户老师与供应商双方完成验收手续后,由供应商提供验收报告,在供应商签字盖章确认后,用户老师签字,并将验收报告送至采招办加盖进口设备专用章。因盖章后,从签字日期的第二天开始计算质保期,进口设备超出质保期后维护费用很高,建议老师们将验收通过时间写为盖章日期,这样对我方最有利。
5、使用阶段
用户老师在使用进口设备过程中,如发生质量问题,需即刻联系供应商上门查验、维护,如拖延至质保期结束,后期维护费用很高,会增加用户老师的经济成本。
如进口设备需要换货,将先进行商检,有了商检报告后方可通过海关办理换货手续。
6、仲裁事宜
如进口设备在采购及使用中发生争执,且不能通过协商解决的,需提交中国国际经济贸易仲裁委员会,按照其规定的仲裁程序运用中国法律和国际惯例在中国北京/上海进行仲裁,该仲裁委员会做出的裁决是最终的,买卖双方均应受其约束。仲裁费用由败诉一方负担。此过程中因聘请专业律师产生的相关费用由用户老师承担。所以,请用户老师务必保存好相关文件、资料、邮件、信息等。
采购与招标管理办公室
2021年4月7日